pixel
Передача полномочий исполнительного органа Управляющей компании

Порядок действий по передаче полномочий исполнительного органа Управляющей компании

Возмещение судебных издержек
Возмещение судебных издержек
03.08.2017
Дебиторская задолженность
Взыскание просроченной дебиторской задолженности
03.08.2017
передача полномочий исполнительного органа Управляющей компании
1. Действия перед передачей полномочий Единоличного исполнительного органа Управляемого общества Управляющей компании:

1.1.   Финансовая служба Управляемого общества пишет заключение о том, что для повышения эффективности нужно передать полномочия Единоличного исполнительного органа Управляющей укомпании, что будет способствовать увеличению прибыли/повышению рентабельности/выходу компании из кризиса и т.д.

1.2.   Коротко позиция отражается в повестке дня в соответствующем протоколе Совета директоров Управляемого общества и/или протоколе Общего собрания участников/акционеров. Если передача полномочий происходит внутри холдинга и Управляющая компания одновременно является основным участником/акционером (что бывает часто), то в качестве одной из причин может быть указано, что целью передачи полномочий Управляющей компании является обеспечение принятия качественных оперативных решений и контроля за их исполнением со стороны участников/акционеров.

 

2. Условия договора управления:

2.1.   Предмет:

Через использование синтаксического приема «в частности» в предмете договора необходимо определить те направления текущей хозяйственной деятельности, которые будут осуществляться Управляемым обществом. Данное определение будет выполнять роль «скелета», по которому потом Управляющая компания будет готовить соответствующие отчеты. В случае вопросов со стороны налоговых органов данный прием позволит путем сопоставления предмета договора и отчетов дать ответ о реальности договора и соответствии действий по управлению предмету договора.

2.2.   Цена:

Цена может быть:

  • только постоянной;
  • в части постоянной, а в части переменной;
  • только переменной.

Оптимальный вариант — постоянная в виде фиксированной суммы и переменная, зависящая от какого-либо показателя деятельности компании, динамика которого будет свидетельствовать об эффективности управления. На показатели выручки переменную завязывать не рекомендуется!

В договоре предусмотреть возможность изменения цены услуги отдельным дополнительным соглашением через определенный промежуток времени.

 

3. Организационные моменты:

3.1.   Управляющая компанияпо месту нахождения Управляемого обществаоткрывает филиал;

3.2.   после передачи полномочий должность Генерального директора Управляемого общества сокращается, для чего расторгается договор с Генеральным директором и корректируется штатное расписание;

3.3.   поскольку руководитель Управляющей компании в подавляющем большинстве случаев непосредственно текущей деятельностью Управляемого общества не занимается, представителю Управляющей компании выдается доверенность. Желательно, чтобы представитель Управляющей компании по доверенности не был предыдущим Генеральным директором. Если предполагается чтобы был — предыдущий Генеральный директор вводится в штат Управляющей компании и наделяется вышеназванной доверенностью с соответствующими полномочиями.

Желательно, чтобы доверенностями на текущее управление (можно по различным направлениям, например, полномочия по заключению договоров поделены между несколькими работниками Управляющей компании) были наделены несколько (чем больше, тем лучше) работников Управляющей компании. Не рекомендуется выдача доверенности и осуществление функций Единоличного исполнительного органа Управляемого общества кем-либо из работников Управляемого общества.

3.4.   рекомендуется переписку, заключение договоров и т.п. осуществлять за подписью руководителя Управляющей компании (по возможности).

3.5.   в переписке и договорах не называть представителя Управляющей компании по доверенности «по привычке» Генеральный директор;

3.6.   приветствуется утверждение различных регламентов взаимодействия Управляющей компании и Управляемого общества, это поможет и с точки зрения управления и с точки зрения обоснования реальности договора о передачи функций Единоличного исполнительного органа;

3.7.   максимально свести переписку Управляющей компанией и Управляемым обществом к документальной форме; совещания сотрудников Управляющей компании и Управляемого общества документировать;

3.8.   проверить должностные инструкции и т.д. работников Управляемого общества (особенно всяких замов) и устранить словесное дублирование полномочий с предметом договора на передачу функций Единоличного исполнительного органа. В инструкциях возможно предусмотреть взаимодействие с Управляющей компанией.

3.9.   рекомендуется, ряд действий оставить в исключительной компетенции Генерального директора Управляющей компании, прямо исключив их из доверенности представителя Управляющей компании (особенно это касается случаев оставления представителем старого Генерального директора). Периодически можно текущие приказы по Управляемому обществу (прием/увольнение и т.п.) также подписывать Генеральным директором Управляющей компании.

 

4. Отчеты:

4.1. отчеты должны быть максимально детальными и согласовываться с предметом договора на передачу функций Единоличного исполнительного органа.

4.2. для подготовки отчетов со стороны Управляющей компании желательно выделение соответствующего специалиста, для оптимизации работы которого соответствующие подразделения Управляющей компании представляют отчеты о своей деятельности с приложением документов, рожденных в процессе данной деятельности;

4.3.   документы прикладываются к отчетам;

4.4.   возможно приложение к отчетам распечатанной электронной переписки сотрудников Управляющей компании и Управляемого общества. Либо данная переписка должна быть доступна в случае спора;

4.5.   к отчетам прикладываются все приказы Управляющей компании, касающиеся деятельности Управляемого общества, в том числе приказы о командировании сотрудников Управляющей компании в Управляемое общество (если находятся в разных местах, что свойственно холдингам); договоры Управляемого общества, подписанные как представителем Управляющей компании по доверенности, так и подписанные Генеральным директором Управляющей компании договоры и т.п.

4.6.   если документов в процессе работы Управляющей компании генерируется не много, возможно установить срок представления отчетов не за месяц, а за квартал;

4.7.   не желательно превалирование в отчетах малоконкретных формулировок (типа, проведение переговоров, телефонная консультация и т.п.), по крайней мере, их количестве должно быть меньше указанных реальных дел, подтвержденных документами;

4.8.   желательно отчеты сопровождать актами об оказании услуг, в которых должна содержаться отсылка к соответствующему отчету;

4.9.   копи-паст, порождающий дублирование одного и того же содержания из отчета в отчет, не приветствуется. Возможно исключение в отношении нескольких общих формулировок, но не более того;

4.10. чем более подробный и объемный отчет, тем проще доказать реальность и цену услуги в случае спора;

4.11. в отчетах желательно указывать данные сотрудников Управляющей компании, осуществивших то или иное действие, попавшее в отчет.

 

5. Общая рекомендация:

Необходимо всегда помнить, что Управляющая компания и Управляемое общество после передачи первой полномочий Единоличного исполнительного органа не становятся одним юридическим лицом, в связи с чем относиться к процессу документирования нужно так, как если бы они не были аффилированными лицами, тогда никаких проблем не будет. А если и будут, то все вопросы снимутся на возражениях после выкатывания всей бумажной горы*.

 

___________

*)    Кажущиеся излишними требования определены опытом соответствующего доказывания, к процессу которого, как нельзя кстати, подходит принцип: «бумаги больше – спина чище»J